Ведення архівної справи в суді полягає у підготовці й оформленні судових справ та документів діяльності суду згідно з номенклатурою справ суду для зберігання в архіві суду, забезпеченні збереження архівних справ і проведенні експертизи цінності справ та документів для здачі їх у державний архів.
Для забезпечення зберігання справ і документів в архіві Скадовського районного суду Херсонської області створені відповідні умови: санітарний, температурний і світловий режими, а також забезпечення охоронними та протипожежними засобами, стелажами, шафами, системою обліку архівних документів.
Судові справи, провадження у яких закінчено, та документи діяльності суду передаються в архів відповідно до Інструкції про порядок передання до архіву суду щороку за графіком, затвердженим головою суду.
В архіві суду судові справи та справи з управлінської діяльності суду зберігаються за роками в порядку зростання архівних номерів. Кримінальні й цивільні справи залежно від обсягу вміщуються в картонажі до яких прикріплюється ярлик, на якому вказуються перший і останній номери справ, які містяться у в'язці, та відповідний рік.
Видача справ з архіву для тимчасового користування здійснюється за заявою або відповідним запитом лише за резолюцією голови суду. Для видачі справ ведеться спеціальний журнал, у якому зазначаються дата видачі або надіслання справи, номер справи, мета видачі чи надіслання, одержувач, підпис про отримання справи або номер поштового відправлення, дата повернення архівної справи.
Справи, що повертаються в архів після використання, перевіряються архіваріусом в присутності особи, яка їх повертає.
Так, графіком визначені строки здачі справ, розглянутих у 2021 році до архіву суду. Станом на 31 січня 2021 року архіваріус прийняла 1000 справ/матеріалів кримінального судочинства та підготовлено до здачі 1700 справ про адміністративні правопорушення.
Розроблено нову номенклатуру справ суду на 2022 рік.
Затверджено описи тимчасового та постійного зберігання, що дозволяє розпочати процедуру знищення справ до 2014 року включно.
Триває робота по складанню актів про вилучення для знищення справ про адміністративне правопорушення за 2013-2014 рока, строк зберігання яких закінчився у 2020 році. Дана робота проводиться згідно Інструкції про порядок передання до архіву місцевого та апеляційного суду, зберігання в ньому, відбору та передання до державних архівних установ та архівних відділів міських рад судових справ та управлінської документації суду, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 15.12.2011 року № 168 та Переліку судових справ і документів, що утворюються в діяльності суду, із зазначенням строків зберігання, затвердженого наказом Державної судової адміністрації України від 07 грудня 2017 року №1087.
_03_03.png)
